Evenement & Congresorganisatie

Programma

UBS ondersteunt u bij het ontwerpen/ implementeren van het congresprogramma. Afhankelijk van uw wens brainstormen we met u over het programma, inhoud, de sprekersverlanglijst en benaderingswijze van de sprekers. Vervolgens ondersteunen we u bij de uitvoering. Hierbij kunt u denken aan benaderen van sprekers, onderhandelen over vergoedingen, afstemmen van de inhoud, bevestigingen van de afspraken met sprekers. Maar ook met het samenstellen en produceren van brochures en beeldmateriaal kunnen we u desgewenst ondersteunen.

Voorts vragen we de presentaties voor aanvang van het evenement op bij de sprekers, kunnen we feedback geven over het conceptprogramma en de presentaties/ werkvormen desgewenst aanscherpen. Tot slot heeft u de mogelijkheid om het conceptprogramma vooraf te laten beoordelen door middel van deelnemersresearch. Op basis van de feedback kan het programma zodoende nog aangescherpt worden. In het kort ondersteunen we u uw programma management op de volgende punten.

•  Advisering en begeleiding bij het congresprogramma
•  Opstellen en verfijnen congresprogramma
•  Opstellen brochureteksten/ beeldmateriaal
•  Sprekers benaderen en management van sprekers
•  Voorbesprekingen organiseren en deelnemersresearch
•  Sprekers begeleiden voor en tijdens het congres

Promotie

Als congresorganisator wilt u voldoende deelnemers en uiteindelijk een volle zaal. Goede promotie-, marketing- en sales-activiteiten zijn hierbij dan van groot belang. Een uitdaging die wij graag samen met u aangaan. Wij kunnen u op promotiegebied ondersteunen op strategisch-conceptueel niveau tot en met de inzet van operationele marketing. Ons marketingteam heeft zowel ervaring met het vermarkten van de eigen UBS-leergangen, congressen en opleidingen als van promotie van externe events en congressen.

Met operationele marketing bedoelen we het volgende: promotie via de eigen kanalen (databasemarketing/ social media/ nieuwsbrieven/ brochures etcetera). Promotie via partners: mediapartners/ sponsors, sprekers, ambassadeurs, bloggers en journalisten. Tot slot promotie via de paid media zoals Google Adwords, magazines, sponsored advertising, bannering, etcetera. Concreet kunnen we u op promotiegebied ondersteunen op de volgende punten:

• Advisering op het gebied van doelgroep- en marktanalyse
• Advisering en begeleiding bij het opzetten van het eventmarketingplan.
• Direct-mail campagnes en selecties adresbestanden
• Social media campagnes
• Vormgeving/ editing/ brochures/ banners
• Pers en publicaties/ artikelen/ public relations
• Inzet paid media: offline en online advertising

Sponsoring

Sponsoren en mediapartners kunnen veel toevoegen aan uw congres. Zowel financieel, merk- technisch als op het gebied van klantenwerving. Daarnaast brengen sponsors soms interessante sprekers of business opportunities met zich mee. Sponsoren brengen vaak ook relatieve rust bij congresorganisatoren vanwege de stabiele gegarandeerde inkomstenstroom. Hierdoor bent u minder kwetsbaar en kan er gefocust worden op het congres. UBS ondersteunt u op het gebied van sponsorwerving, acquisitie van mediapartners en begeleiding van sponsoren en mediapartners. 

Inhoud en commercie gaan doorgaans niet goed samen. Het is lastig om tegen sponsoren ‘nee’ te zeggen, als deze zijn bijdrage verbindt aan een lezing in het hoofdprogramma. Daarom adviseren wij altijd om de sponsorwerving door een externe partij te laten doen dan degene die verantwoordelijk is voor het programma management. Concreet kunnen we ondersteunen op de volgende punten:

• Opstellen sponsorplan met meetbare doelstellingen
• Vaststelling van het tijdspad.
• Sponsorpakketten samenstellen
• Lijst van mogelijke sponsors / mediapartners samenstellen
• Acquisitie: versturen aanbod, nabellen, afspraken plannen
• Contractueel vastleggen partnerships.
• Begeleiden sponsor voor, tijdens en na het congres.
• Evaluatie rapportage en vervolgacties

Registratie

Bij de organisatie van een congres hoort een heldere en duidelijke registratieprocedure. Heldere communicatie over deelnamemogelijkheden, inschrijfprocedure, bevestigingen en bijbehorende factureringsinformatie zijn van groot belang om potentiële deelnemers over de ‘inschrijfdrempel’ te trekken. Uiteraard is een aansprekende en snelle website hierbij ook erg belangrijk evenals een vriendelijke herinnering met routebeschrijving vlak voor datum. In het kort kunnen we u ondersteunen op de volgende punten.

• Opzet en inrichten van registratieformulieren en database
• Geautomatiseerde bevestigingen
• Verstrekken van informatie aan potentiële deelnemers
• Opzet en versturen van herinneringen
• Facturatie aan deelnemers
• Verwerking van inschrijvingen tot deelnemerslijsten
• Ontwerp en productie naambadges
• Tussentijdse rapportages van inschrijvingen

Administratie

De exploitatie van een evenement of congres is een zaak van grondig budgetteren en de voortgang nauwlettend bewaken. Financieel inzicht in de congresorganisatie, projectadministratie, advies bij inkoop va derden en facturatie en administratie zijn zaken waarmee wij u vakkundig kunnen ondersteunen. We hebben hiervoor een ervaren team dat u bovendien kan adviseren over omzetverhoging en kostenbesparing. Daarnaast kunnen we u adviseren over debiteurenrisico’s, verzekeringen en omgang met annuleringen. Wij kunnen u concreet het volgende uit handen nemen:

• Opzet van de financiële organisatie van het congres.
• Projectadministratie van het congres of evenement
• Advies en ondersteuning bij de inkoop van derden
• Aanvraag offertes en onderhandelingen met leveranciers.
• Advies over debiteurenrisico’s, annulering en verzekeringen
• Controle van inkomende facturen
• Facturering aan deelnemers

Logistiek

U wilt dat uw congres op de juiste locatie plaatsvind passend bij de behoeften en verwachtingen van uw publiek Wij ontzorgen u op dit vlak en zoeken voor u de juiste locatie die past bij uw gewenste uitstraling, budget en omvang. Wij volgen de ontwikkelingen in de accommodatiemarkt op de voet en adviseren en organiseren tevens de juiste inzet van catering en techniek. Op de dag zelf zijn wij er voor u, de sprekers en deelnemers. Het hostess team heeft het draaiboek en weet wat er wanneer verwacht wordt. U kunt zich zodoende met uw gasten, sprekers en klanten bezighouden.

Op de dag zelf ondersteunen we u met onder andere de volgende diensten: aansturing hostess team, begeleiding op- en afbouw, tijdsplanning, sprekers ontvangen en het begeleiden van sprekers naar de podia, aansturing van leveranciers en management van locatie, techniek, en catering. Concreet houdt dit het volgende in:

• Boeken en afstemming met congreslocatie
• Ontvangst en begeleiding van deelnemers, sponsoren en sprekers.
• Aansturing hostess team en leveranciers
• Tijdsplanning sprekers tijdens het congres
• Afstemming met locatie, catering en technische ondersteuning
• Evaluatie en rapportage van de logistieke operatie